Listas de tarefas são uma ótima forma de acompanhar o que você precisa fazer. Mas se você é como eu, pode se perder nos detalhes. Eu usava o formato clássico do GTD e tentava organizar tarefas em projetos e subprojetos, mas minha cabeça simplesmente não aguentava mais! Foi aí que comecei a usar um Planejador Circular. Agora consigo ver todas as minhas tarefas num único mapa visual, sem confusão sobre onde cada coisa pertence ou como se relacionam. É uma sensação incrível!

O problema das listas de tarefas

Listas de tarefas são um método popular para aumentar a produtividade. Podem ajudar muito a garantir que você mantenha o controle das tarefas, mas também têm limitações.

O problema é que elas podem se tornar esmagadoras. É fácil se perder numa lista de tarefas quando você pensa em quantas coisas precisa fazer e em quando cada uma tem que ser feita. Isso dificulta saber qual tarefa deve ser o foco primeiro, segundo, quem sabe terceiro e quarto!

Um planejador circular oferece uma alternativa para organizar suas tarefas diárias que evita esses problemas: em vez de ter uma lista longa atrás da outra, cada dia ganha sua própria seção com tarefas ou metas de curto prazo distribuídas ao redor da circunferência.

Então eu tentei outra coisa: o círculo.

Planejadores circulares são uma maneira melhor de visualizar suas metas anuais e dividi-las em tarefas diárias que ajudam você a manter-se no caminho e motivado. O formato circular desses planejadores ajuda a enxergar o panorama geral e a dividir metas maiores em tarefas práticas, o que torna bem mais fácil começar o dia, já que você sabe exatamente o que precisa ser feito sem se preocupar em esquecer algo importante depois.

Esses planejadores têm outras vantagens: mostram quanto tempo certos projetos vão levar, podem ser usados como calendários ou ferramentas de gerenciamento de projetos (além de serem ótimos planejadores), permitem que você adicione notas a cada tarefa para que nada seja esquecido ao juntar todo o seu trabalho de uma vez só (confia em mim — você vai querer todos esses detalhes!).

Como funciona este calendário circular

Este calendário circular é uma ótima ferramenta para escritores, estudantes e freelancers. Comece adicionando seu objetivo principal no centro; fique à vontade para usar cores e escrever em tamanho grande. Você pode até colocar imagens.

Depois há bastante espaço para dividir suas metas em submetas menores e definir um prazo claro para quando quer alcançá-las. Por exemplo, se você vai escrever uma tese de mestrado, comece adicionando a meta e a data de entrega; então planeje para trás até chegar ao dia de hoje!

O lado sombrio das listas de tarefas

Listas de tarefas são ótimas ferramentas, mas também podem ser fonte de estresse e sobrecarga. Elas têm várias funcionalidades que as tornam fáceis de usar, mas quando você não sabe como usá-las direito, podem se tornar contraproducentes. Aqui estão alguns dos problemas mais comuns que eu vejo com listas de tarefas:

• Elas causam procrastinação porque tendemos a começar sem foco claro e muitas vezes adicionamos coisas que parecem esmagadoras, em vez de começar pequeno e ir aumentando.

• Não são sustentáveis porque, se algo não está na sua lista, provavelmente nunca vai ser feito (e, portanto, fica por fazer).

• As tarefas na nossa lista frequentemente variam em urgência e importância entre si (ou faltam essas distinções). Isso torna a priorização difícil quando somos forçados a criar uma lista linear em que tudo tem o mesmo nível de prioridade, independentemente da sua importância ou urgência.

Benefícios do Planejador Circular

• Um planejador circular é uma ótima maneira de definir e alcançar metas.

• Você pode usar o planejador circular para acompanhar seu progresso em qualquer meta, grande ou pequena.

• Um planejador circular permite que você foque nas suas prioridades — sem se distrair com todas as outras coisas disputando sua atenção.

• Ajuda a planejar seu dia de forma mais eficaz, para que você cuide das tarefas com mais eficiência e termine mais cedo do que se não usasse esse sistema.

Como usar este planejador da maneira mais eficaz

Aqui vão algumas formas de usar este planejador da melhor maneira:

• Acompanhe suas 3 metas principais. Uma área dedicada para cada mês facilita visualizar o que você quer conquistar nas próximas semanas. Anote suas três metas principais para o trimestre e preencha cada dia com tarefas relacionadas a elas. No fim do trimestre, avalie como você foi em relação a essas metas e ajuste o plano para a próxima vez!

• Acompanhe tarefas diárias e semanais. Use o espaço das semanas como checklist, adicionando tarefas contínuas que exigem trabalho diário junto com atividades semanais, como planejar refeições e agendar compromissos ou encontros com amigos e família. Você também pode usar essa área se estiver trabalhando em vários planos de longo prazo (por exemplo, estudar para provas), organizando um projeto em grupo para trabalho/escola ou criando hábitos que precisam de prática diária até virarem rotina. Acompanhe também projetos mensais e trimestrais! Assim como as tarefas diárias/semanais, mas ainda mais empolgantes porque são itens de visão maior — com maior potencial de retorno, mas também mais risco se algo der errado no caminho. Revisões em intervalos regulares vão manter você motivado.

Conclusão

Espero ter convencido você a experimentar este calendário circular. Ele me ajudou muito e acho que pode ajudar você também!

Foto por Louis Maniquet no Unsplash